Controlled Document (Dokumentasi yang terkontrol) adalah dokumen yang berisi dokumentasi pengembangan dan maintenance sebuah software yang dibuat di Internal perusahaan sendiri. Dalam implementasinya control dokumen sangat perlu dilakukan untuk menjaga sebuah software tersebut tetap terdokumentasi dengan baik. Bayangkan saja ketika kita ingin mengembangkan sebuah software yang sudah ada tanpa ada dokumentasi sebelumnya tentu akan memakan waktu lama dan juga biaya yang sangat besar, oleh karena itu akan lebih memudahkan programmer ketika pengembangan sebelumnya programmer-programer terdahulu melakukan pendokumentasian dengan baik. Pendokumentasian ini merupakan salah satu bagian dari SQA (Software Quality Assurance) untuk memastikan sebuah software tersebut terjaga kualitasnya. Aada juga yang disebut dengan Quality Record (catatan kualitas) dimana merupakan dokumen special yang berfokus pada kebutuhan kustomer dan keefektifan pengoperasian dari system SQA.Untuk prosedurnya sendiri terbagi menjadi 4:
- List dokumen yang sudah terkontrol
- Persiapan dokumen control
- Persetujuan dokumen control
- Permasalahan dari penyimpanan dan pengambilan dokumen control
List dokumen yang terkontrol
Pada bagian ini pihak yang bertanggung jawab melakukan control dokumen melakukan :
- Menentukan tipe dokumen mana yang dapat dikategorikan sebagai dokumen yang terkontrol dan tipe dokumen control yang diklasifikasikan sebagai quality record.
- Menentukan level dari control yang memungkinkan untuk setiap dokumen yang dikategorikan sebagai dokumen control.
- Menganalisa temuan terbaru dan melakukan pembaharuan, perubahan, dan tambahan-tambahan lainnya pada dokumen control.
Persiapan dokumen control
Pada bagian ini pihak yang melakukan control mempersiapkan 3 kebutuhan yaitu : Structure (Template), Identification Method (Memberikan kode versi dan revisi), dan Standart Orientation and reference information (Berisi tentang data si penulis dokumen ). Untuk reference information diberi data tentang penulis yang berisi tentang :
- Penulis dokumen
- Tanggal pembuatan
- Orang yang menyetujui dokumen (beserta jabatan)
- Tanggal persetujuan
- Tanda tangan dari penulis dan orang yang menyetujui
- Penjelasan dari perubahan yang telah dilakukan pada dokumen yang baru
- Daftar dari versi dan revisi sebelumnya
- Daftar orang-orang yang pernah melihat dokumen tersebut
Persetujuan dokumen control
Pada bagian ini hanya menjelaskan tentang siapa yang boleh dan bertanggung jawab dalam menyetujui dokumen dan tipe-tipe dokumen apa saja yang dapat disetujui. Untuk orang yang boleh melakukan persetujuan adalah orang orang yang telah dipercayakan perusahaan sebagai reviewer yang memiliki keahlian di bidangnya. Selanjutnya ada proses persetujuan, untuk proses persetujuannya memerlukan persetujuan dari pihak reviewer untuk verifikasi dan validasi dokumen control sehingga kualitas dapat terjaga.
Permasalahan dokumen control terkait penyimpanan dan pengambilan dokumen
Dokumen control ini harus dijaga dengan baik, sehingga tidak terjadi kerusakan dan kehilangan. Bayangkan saja jika sebuah software sensitive seperti perbankkan itu mengalami kerusakan ataupun kehilangan akan merugikan bank tersebut. Dan pada bagian ini menentukan bagaimana dokumen yang tidak terpakai itu dibuang dan cara membuangnya. Hal ini dibuat agar tidak jatuh ketangan yang salah.
- List dokumen yang sudah terkontrol
- Persiapan dokumen control
- Persetujuan dokumen control
- Permasalahan dari penyimpanan dan pengambilan dokumen control
List dokumen yang terkontrol
Pada bagian ini pihak yang bertanggung jawab melakukan control dokumen melakukan :
- Menentukan tipe dokumen mana yang dapat dikategorikan sebagai dokumen yang terkontrol dan tipe dokumen control yang diklasifikasikan sebagai quality record.
- Menentukan level dari control yang memungkinkan untuk setiap dokumen yang dikategorikan sebagai dokumen control.
- Menganalisa temuan terbaru dan melakukan pembaharuan, perubahan, dan tambahan-tambahan lainnya pada dokumen control.
Persiapan dokumen control
Pada bagian ini pihak yang melakukan control mempersiapkan 3 kebutuhan yaitu : Structure (Template), Identification Method (Memberikan kode versi dan revisi), dan Standart Orientation and reference information (Berisi tentang data si penulis dokumen ). Untuk reference information diberi data tentang penulis yang berisi tentang :
- Penulis dokumen
- Tanggal pembuatan
- Orang yang menyetujui dokumen (beserta jabatan)
- Tanggal persetujuan
- Tanda tangan dari penulis dan orang yang menyetujui
- Penjelasan dari perubahan yang telah dilakukan pada dokumen yang baru
- Daftar dari versi dan revisi sebelumnya
- Daftar orang-orang yang pernah melihat dokumen tersebut
Persetujuan dokumen control
Pada bagian ini hanya menjelaskan tentang siapa yang boleh dan bertanggung jawab dalam menyetujui dokumen dan tipe-tipe dokumen apa saja yang dapat disetujui. Untuk orang yang boleh melakukan persetujuan adalah orang orang yang telah dipercayakan perusahaan sebagai reviewer yang memiliki keahlian di bidangnya. Selanjutnya ada proses persetujuan, untuk proses persetujuannya memerlukan persetujuan dari pihak reviewer untuk verifikasi dan validasi dokumen control sehingga kualitas dapat terjaga.
Permasalahan dokumen control terkait penyimpanan dan pengambilan dokumen
Dokumen control ini harus dijaga dengan baik, sehingga tidak terjadi kerusakan dan kehilangan. Bayangkan saja jika sebuah software sensitive seperti perbankkan itu mengalami kerusakan ataupun kehilangan akan merugikan bank tersebut. Dan pada bagian ini menentukan bagaimana dokumen yang tidak terpakai itu dibuang dan cara membuangnya. Hal ini dibuat agar tidak jatuh ketangan yang salah.
0 comments:
Post a Comment